คู่มือเอกสารสำหรับบริษัท BOI และธุรกิจต่างชาติ

BOI & Foreign Business Documentation Playbook

บริษัทที่ขอส่งเสริมการลงทุน หรือบริษัทต่างชาติที่ตั้งกิจการในไทย ต้องใช้ชุดเอกสารนิติบุคคลที่แปลและรับรองอย่างถูกรูปแบบ ทั้งจากต้นทางต่างประเทศและจากหน่วยงานไทย คู่มือนี้สรุปเอกสารหลักและลำดับการรับรองที่มักถูกเรียกเพิ่ม

ใครควรใช้คู่มือนี้

บริษัทที่ยื่นขอรับส่งเสริมการลงทุน
บริษัทแม่ต่างประเทศที่จดทะเบียนบริษัทลูกในไทย
ผู้บริหารต่างชาติที่ขอวีซ่าและใบอนุญาตทำงานผ่านบริษัท

รายการเอกสารที่ต้องเตรียม

1. หนังสือรับรองบริษัทแม่

ออกโดยนายทะเบียนประเทศต้นทาง พร้อมรับรองตามระบบของประเทศนั้น

2. หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ

ใช้ประกอบการพิจารณาโครงสร้างผู้ถือหุ้น

3. งบการเงินย้อนหลัง

ตามจำนวนปีที่หน่วยงานกำหนด

4. หนังสือมอบอำนาจ

ระบุขอบเขตอำนาจผู้ลงนามในไทยให้ชัดเจน

5. พาสปอร์ตกรรมการต่างชาติ

ใช้ตรวจสอบชื่อผู้มีอำนาจลงนาม

ขั้นตอนดำเนินการทีละสเต็ป

ขั้นที่ 1: จัดชุดเอกสารต้นทาง
ขอเอกสารฉบับล่าสุดจากนายทะเบียนประเทศต้นทางและรับรองตามระบบของประเทศนั้น (Apostille หรือ legalization)
ระยะเวลาโดยประมาณ: 1–3 สัปดาห์
ขั้นที่ 2: แปลเป็นภาษาไทย/อังกฤษตามที่กำหนด
ใช้คำศัพท์นิติบุคคลให้ตรงกับที่หน่วยงานไทยใช้ เช่น ชื่อประเภทหุ้นและตำแหน่งกรรมการ
ระยะเวลาโดยประมาณ: 2–5 วันทำการ
ขั้นที่ 3: รับรองลายมือชื่อโดย Notarial Services Attorney
ใช้กับหนังสือมอบอำนาจและคำรับรองของผู้ลงนาม
ระยะเวลาโดยประมาณ: 1 วัน
ขั้นที่ 4: รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล
สำหรับเอกสารที่จะใช้ต่อกับหน่วยงานราชการหรือส่งกลับต่างประเทศ
ระยะเวลาโดยประมาณ: 2–5 วันทำการ
ขั้นที่ 5: ยื่นหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ยื่นต่อสำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือกรมการจัดหางาน ตามเรื่องที่ขอ
ระยะเวลาโดยประมาณ: ตามระเบียบหน่วยงาน

ข้อควรระวัง (สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อย)

ชื่อบริษัทที่แปลไม่ตรงกันระหว่างเอกสารแต่ละฉบับเป็นสาเหตุการตีกลับที่พบบ่อย
หนังสือรับรองบริษัทมักมีอายุการใช้งานจำกัด ควรตรวจก่อนยื่น
ขอบเขตอำนาจในหนังสือมอบอำนาจที่กว้างหรือแคบเกินไปอาจถูกให้แก้ไข

เคล็ดลับให้จบเร็วในรอบเดียว

ทำตารางคุมเอกสารระบุวันที่ออก วันหมดอายุ และสถานะการรับรอง
จัดชุดสำเนาพร้อมรับรองไว้ล่วงหน้าสำหรับการยื่นหลายหน่วยงาน
ล็อกคำแปลชื่อบริษัทและตำแหน่งไว้เป็น glossary เดียวทั้งองค์กร

ปัจจัยที่มีผลต่อค่าบริการและระยะเวลา

จำนวนเอกสารและหน้า
จำนวนหน่วยงานที่ต้องยื่น
ความเร่งด่วน
ภาษาที่ใช้

ค่าบริการขึ้นกับเคสจริง — สอบถามเจ้าหน้าที่ทาง LINE โทรศัพท์ หรืออีเมล เพื่อรับใบเสนอราคาเฉพาะเคสของท่าน

ไม่อยากยุ่งยาก ให้เราดูแลให้ครบ

ถ้าไม่อยากเสียเวลาเดินเรื่องเอง วิ่งหลายหน่วยงาน หรือกลัวเอกสารถูกตีกลับจนต้องเริ่มใหม่ — ให้ NYC Legal ดูแลให้ครบทั้งกระบวนการ ตั้งแต่ตรวจเอกสารต้นทาง แปลรับรอง โนตารี ยื่นกรมการกงสุล จนถึงสถานทูตปลายทาง คุณส่งเอกสารมาที่เดียว แล้วรอรับผลได้เลย ทักไลน์ โทร หรืออีเมลเพื่อให้เจ้าหน้าที่ประเมินเคสและแจ้งขั้นตอน-ระยะเวลา-ค่าบริการตามเคสจริงของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

เอกสารบริษัทแม่ต้องรับรองจากประเทศต้นทางก่อนไหม

ต้องรับรองตามระบบของประเทศต้นทางก่อนเสมอ แล้วจึงนำมาแปลและใช้ในไทย มิฉะนั้นหน่วยงานไทยจะไม่สามารถตรวจสอบที่มาของลายมือชื่อได้

หนังสือมอบอำนาจต้องทำที่ไหน

ทำที่ต่างประเทศแล้วรับรองตามระบบประเทศนั้น หรือทำในไทยแล้วให้ Notarial Services Attorney รับรองลายมือชื่อ ขึ้นกับว่าผู้ลงนามอยู่ที่ใด

ต้องการทีมดูแลเอกสารทั้งโครงการ

ส่งรายการเอกสารและกำหนดการยื่นมาทางไลน์ ทีมงานจะวางลำดับการรับรองและคุมไทม์ไลน์ให้ทั้งชุด

เปรียบเทียบ: ดำเนินการเอง vs ให้ NYC Legal ดูแลให้

ประเด็น	ดำเนินการเอง	ให้เราดูแลให้
การตรวจเอกสารก่อนยื่น	ตรวจเองจากข้อมูลที่หาได้ อาจพลาดจุดที่หน่วยงานปลายทางเข้มงวด	ทีมงานตรวจความสอดคล้องของชื่อ วันที่ และรูปแบบเอกสารก่อนยื่นทุกครั้ง
จำนวนหน่วยงานที่ต้องติดต่อ	ต้องเดินเองหลายจุด เช่น หน่วยงานต้นเรื่อง กรมการกงสุล และสถานทูตปลายทาง	ส่งเอกสารมาที่เดียว ทีมงานประสานต่อให้ทุกช่วง
ความเสี่ยงถูกตีกลับ	หากรูปแบบคำแปลหรือลำดับการรับรองผิด ต้องเริ่มใหม่และเสียเวลาเพิ่ม	จัดลำดับการรับรองตามข้อกำหนดปลายทาง ลดโอกาสต้องยื่นซ้ำ
เวลาที่ต้องใช้ของคุณ	ต้องลางาน เดินทาง และรอคิวด้วยตนเอง	ติดตามสถานะผ่านไลน์ ไม่ต้องเดินทางเอง (ยกเว้นขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดให้มาด้วยตนเอง)
กรณีอยู่ต่างประเทศ	ต้องหาผู้แทนและจัดทำหนังสือมอบอำนาจเอง	แนะนำรูปแบบหนังสือมอบอำนาจและการรับรองลายมือชื่อให้ตั้งแต่ต้น
ค่าใช้จ่าย	จ่ายเฉพาะค่าธรรมเนียมราชการ แต่มีต้นทุนแฝงจากการเดินทางและการยื่นซ้ำ	มีค่าบริการเพิ่ม แต่ประเมินเป็นแพ็กเกจตามเคสจริง สอบถามได้ก่อนตัดสินใจ

เปรียบเทียบ: จ้างงานผ่านช่องทางปกติ vs ช่องทางส่งเสริมการลงทุน

ประเด็น	ช่องทางปกติ	ช่องทางส่งเสริมการลงทุน
เงื่อนไขบริษัท	ใช้เกณฑ์ทุนจดทะเบียนและอัตราส่วนพนักงานตามปกติ	ต้องได้รับสิทธิ์และปฏิบัติตามเงื่อนไขของโครงการ
เอกสาร	ชุดเอกสารบริษัทมาตรฐาน	เพิ่มเอกสารอนุมัติตำแหน่งและหลักฐานคุณสมบัติผู้ถูกจ้าง
ระยะเวลา	ขึ้นกับคิวสำนักงานจัดหางาน	มักเร็วกว่าเมื่อเอกสารครบตามระบบ
ข้อควรระวัง	อัตราส่วนพนักงานไทยต้องครบก่อนยื่น	ตำแหน่งที่ยื่นต้องตรงกับที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น

คุยกับที่ปรึกษาก่อนเริ่ม — 6 เรื่องที่ควรตัดสินใจให้จบก่อนลงมือ

ปลายทางคือหน่วยงานไหน และเขาระบุ “รูปแบบการรับรอง” ไว้ว่าอย่างไร (บางที่ระบุชื่อระบบรับรองไว้ชัดเจน)
ต้องใช้ต้นฉบับ สำเนารับรอง หรือคำแปลกี่ชุด — เตรียมเผื่อไว้ตั้งแต่รอบแรกจะประหยัดเวลาที่สุด
ชื่อ-นามสกุลบนเอกสารทุกฉบับสะกดตรงกับพาสปอร์ตหรือยัง ถ้าเคยเปลี่ยนชื่อต้องมีเอกสารเชื่อมโยง
มีเดดไลน์จริงวันไหน (วันสัมภาษณ์ วันยื่นวีซ่า วันเดินทาง) เพื่อวางแผนถอยหลังให้ทัน
คุณอยู่ในไทยหรือต่างประเทศ — มีผลต่อรูปแบบหนังสือมอบอำนาจและวิธีรับรองลายมือชื่อ
อายุเอกสารที่ปลายทางยอมรับ (หลายแห่งกำหนดว่าต้องออกไม่เกินช่วงเวลาหนึ่ง) ควรยืนยันก่อนเริ่ม

ทีมงาน NYC Legal ทำงานด้านเอกสารกฎหมาย โนตารี แปลรับรอง และการรับรองเพื่อใช้ต่างประเทศมาตั้งแต่ พ.ศ. 2552 (มากกว่า 15 ปี) เราให้คำปรึกษาเพื่อช่วยเลือกเส้นทางที่เหมาะกับเคสของคุณก่อน ไม่ใช่แค่รับทำตามสั่ง หากประเมินแล้วว่าคุณทำเองได้ง่ายกว่า เราก็จะบอกตรง ๆ ทั้งนี้ ข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงานเปลี่ยนแปลงได้ ควรยืนยันกับหน่วยงานปลายทางอีกครั้งเสมอ

ไทม์ไลน์สรุป (วันทำการโดยประมาณ)

1จัดชุดเอกสารต้นทาง1–3 สัปดาห์
2แปลเป็นภาษาไทย/อังกฤษตามที่กำหนด2–5 วันทำการ
3รับรองลายมือชื่อโดย Notarial Services Attorney1 วัน
4รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล2–5 วันทำการ
5ยื่นหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามระเบียบหน่วยงาน

ระยะเวลาข้างต้นเป็นช่วงโดยทั่วไปจากงานที่เราดำเนินการจริง ไม่ใช่การรับประกันผล เพราะขึ้นกับคิวของแต่ละหน่วยงาน ความครบถ้วนของเอกสาร และข้อกำหนดของประเทศปลายทางในช่วงเวลานั้น